安徽工程大学机电学院公文管理办法(2)

第六章 发文办理

第十五条 发文办理，包括起草、审核、会签、核稿、审核/批、修改、签发、编号、登记、校对、排版、缮印、用印、分发、存档等程序。(发文流程详见附件2)

第十六条 起草。公文起草分工如下：

(一)发文代号制发的学院级公文由院办或主办部门起草;

(二)发文代号制发公文由主办部门起草，涉及跨门职权范围工作的文件，由主办部门与相关部门协商起草。

第十七条 审核

公文起草完毕后起草人填写《安徽工程大学机电学院文件拟稿封面》(附件3)履行审批程序：

学院一级、二级发文代号制发的公文由公文起草部门负责人、分管院领导对拟发布的公文内容进行审核和检查。

第十八条 会签。内容涉及跨部门时，需由主办部门呈送相关部门的分管院领导会签。

第十九条 核稿。院办文秘负责公文核稿，核稿的重点是：

(一)理由是否充分，行文依据是否准确;

(二)是否正确，格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范;

第二十条 审核/批。院办主任负责对拟发布的公文内容、字号等进行审核/批。

第二十一条 修改。院办文秘根据审核/批意见进行修改。

第二十二条 签发。原则上学院各类院级公文由院长签发，院长亦可授权院长办公室主任签发。

第二十三条 公文编号、登记。各类院级公文由院办统一编号、登记。

第二十四条 校对、排版、缮印、用印、分发。各类院级公文，由主办部门负责对公文进行复核、排版、缮印、履行用印审批程序和分发。

第二十五条 存档。文件印发后由院办负责将拟稿封面原件、公文盖章纸质原件2份、公文电子版(Word、PDF版)同时存档

第七章 收文办理

第二十六条 收文办理指学院收到各级公文的办理过程，包括签收、登记、呈报、拟办、批办、分送、承办、催办、反馈等程序(收文流程详见附件4)。

第二十七条 签收、登记、呈报、拟办、批办

院办负责对各类公文进行签收、登记，填写《安徽工程大学机电学院来文承办处理单》(附件5)，院办主任批示拟办意见后呈送院领导批办。

各部门收到上级部门下发或交办的公文，应将公文原件交至院办统一做签收处理。

第二十八条 分送、承办

(一)根据批办意见将公文分送至承办部门负责人，由承办部门负责人批示，明确具体承办人。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回并说明理由，由院办汇报院领导后分送至相关承办部门。

(二)门公文管理员应及时将部门负责人的.批示意见反馈至院办，以便院办联络具体承办人跟踪进度，催办、督办;

(三)承办人收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应按期限办理，确有困难的应及时说明。

第二十九条 催办、反馈

(一)负责对各级来文的办理情况进行催办和督办;

(二)承办部门严格按照以下要求反馈办理结果：

1.级来文不涉及学院重要数据、信息一般材料报送，具体承办人在部门负责人同意后，直接按照文件要求报送;

2.级来文涉及具体承办部门重要数据、信息材料等报送，由具体承办部门按要求填写《安徽工程大学机电学院请示单》(附件6)，经部门负责人、分管院长和院办主任审核、院长审批后予以上报。

第八章 公文归档及管理

第三十条 发文、学院内部需跨部门协调事项归档

院级各类发文，主办部门应将拟稿封面原件(1份)、公文原件(2份)、公文电子稿(WORD版、PDF版本)送(发)至院办存档，并签字登记。

第三十一条 收文归档

(一)完成后，承办人应将请示单原件(如有)、上报材料原件报送至院办存档，保留复印件或其他形式的文件副本，并在《安徽工程大学机电学院来文承办处理单》原件上签写办理结果。

(二)级来文要求参加的培训、研讨等会议，具体参会人在会后3个工作日内将有关会议资料、会议记录等有关材料原件报送至院办存档，保留复印件或其他形式的副本;如需进行会议精神传达、成果宣贯、技能转训的应在保障工作进度的前提下提前完成。

第三十二条 公文管理

(一)控制。院级各类公文由院办根据保密等级、受控范围按相应的等级统一管理。具体分类如下：

1.保密等级

(1)绝密：国家规定或学院决策认为应标注为绝密等级的文件;

(2)机密：院董字文件，院长办公会、院长办公会扩大会议、有关专题会议纪要等涉及学院重大决议事项的文件资料;

(3)秘密：请示、报告等涉及学院重要数据信息文件;

(4)不标注密级的视为一般文件可内部公开。

2.受控范围

(1)院领导级，文件发送至院领导级,仅限本级传阅;

(2)处长级，文件发送至处长级，仅限本级及以上层级人员传阅;

(3)科长(主管)级，文件发送至科长(主管)级，仅限于本级及以上层级人员传阅;

(4)全员级，文件发至全员，仅限内部使用，不得外传;

(5)不受控，文件可外发。

(二)时效性管理。院办根据公文时效定期对失效文件进行废止、归类存档。

1.公文时效类型

(1)短期性：时限不超过一学期。一般适用于学院因部署某项临时性、短期工作而制发的文件;

(2)中期性：时限超过一学期而小于等于一学年。一般适用于学院部署某项持续时间较长的工作而制发的文件;

(3)长期性：时限超过一学年。一般适用于学院制发的各类管理规章制度等文件。

2.公文生效

除文件中明确规定生效时间外，所有文件都以“成文日期”为生效时间。

3.公文失效

(1)文件中明确规定的失效时间，过期失效;

(2)某项临时性、专项性工作任务完成后，相应的文件失效;

(3)明确发文代替、废止旧文件，从新文件发布之日起，原有旧文件失效。

(三)人员异动。各部门公文管理员岗位变动时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

(四)学院收到的涉密公文应按照发文单位要求和规定进行清退或销毁。

(五)上级单位的来文，经院办主任批准后方可以复印(密件不准复印)。复印时应当注明复印部门、日期、份数。复印件作为正式公文使用时，应当加盖学院印章。

(六)不具备归档和保存价值的公文，按照相关规定，经所涉及部门的分管院长审核、院长批准后可销毁。

原文地址：http://www.aiit.edu.cn/index.php?c=content&a=show&id=1968